商務(wù)信函范文英語格式

2023-03-31 20:16:51來源：有考網(wǎng)

(資料圖片僅供參考)

　　并不是所有的外貿(mào)員都是天生下來就會用英語寫商務(wù)信函了，它們也是會遵循一些信件格式的寫作的。下面是有考網(wǎng)小編給大家整理的商務(wù)信函范文英語格式，供大家參閱!

　　商務(wù)信函范文英語格式

　　英文商務(wù)信函寫作格式英文信函分為混合式和齊頭式。

　　混合式：每一段的首行縮進(jìn)兩格。落款在信末中間靠右下的位置。

　　齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行。

　　英文信函的習(xí)慣用法，由以下幾個方面組成：

　　(1)信頭 The heading

　　信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

　　(2)編號和日期 The reference number and the date

　　方便以后查信使用。Your ref: (你方編號) Our ref: (我方編號)

　　日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法);1，May，1998(英式寫法)。

　　(3)信內(nèi)地址 The inside address

　　與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

　　書寫收信單位名稱時，應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。

　　(4)稱謂 The salutation

　　在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。

　　收信人是個人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱呼市長、部長、大使等)，Pres.(總經(jīng)理、會長、總統(tǒng)等)，Prof.(教授)等等。

　　(5)開頭語The open sentences

　　開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。

　　(6)正文 The body of the letter

　　正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

　　(7)結(jié)尾語The closing sentences

　　結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。

　　(8)結(jié)束語 The complimentary close

　　英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：

　　Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號。

　　(9)簽署 The signature

　　簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)打印姓名，有時還將職銜一并打印。常見的職銜有：

　　Chairman of the Board of directors(董事長)，President或Genera1 Manager(總經(jīng)理)，Director(董事)，Stand Director(常務(wù)董事)，Manager(經(jīng)理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經(jīng)理)，

　　Head of a Department(處長)，Section chief(科長)等。

　　需要指出的是，寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時，應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。

　　(10)、附件 Enclosure

　　如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。

　　例如：

　　Encls: 2 Invoices

　　Enc.: 1 B/Lading

　　(11)其它

　　商業(yè)信函除上述內(nèi)容外，還經(jīng)常遇到以下情況：

　　①寫信人提請對方特定人員注意時，可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)說明，并加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃橫線表示。

　　②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項，記在信文的上方，并在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

　　③為便于商業(yè)信函留存查閱并分清責(zé)任，書信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個字母，位于署名下兩行的左下方。

　　④為說明信所附附件，便于收信人清點，可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注。

　　⑤如信文寫完后需要補充一點，或加附與信文主題無關(guān)的簡短內(nèi)容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導(dǎo)。

　　對國外商業(yè)業(yè)務(wù)往來信函的結(jié)構(gòu)格式舉例如下：日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，

　　地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,

　　注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

　　SCHARFMAN BROS. INC

　　CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES

　　信頭 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750

　　Sauco 393 FRONT STREET

　　TELEX: 96-7725 HEMPSTED

　　NEW YORK 11550

　　稱呼 Dear Sirs。

　　Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

　　信文：

　　We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

　　信尾謙稱 Very truly yours，

　　公司名稱 SCHRTFMAN BROS.INC.

　　簽字

　　寫信人姓名 Michael Seharfmah

　　寫信人職務(wù) Manager

　　發(fā)信人及打字員 MS/am

　　附件 Encl. One

　　樣信一：

　　1、收信人的郵箱

　　2、發(fā)信人的郵箱

　　3、寫信日期：寫日期時，請注意以下幾點：

　　a. 年份要寫完整，不能用03代替2003。

　　b. 月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可

　　以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。

　　4、時間

　　5、主題

　　6、稱呼

　　7、正文

　　8、結(jié)束語

　　9、簽名

　　10、聯(lián)系方法：

　　這部分內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法(地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址)。寫地址要注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。

　　英文商務(wù)信函寫作格式

　　1、信頭 The heading

　　信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。

　　通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

　　2、編號(寫信人的名字縮寫)和日期 The sender name and the date

　　這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。

　　3、封內(nèi)地址 The inside address

　　這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者

　　已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。

　　4、事由 The subject heading

　　事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。

　　5、稱呼 The salutation

　　指對收信人的一種稱呼。

　　較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。

　　6、開頭語 The open sentences

　　7、正文 The body of the letter

　　信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。

　　8、結(jié)尾語 The complimentary close

　　9、結(jié)束語 The complimentary close

　　結(jié)束語是結(jié)束信函時的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。

　　10、簽名 The signatrue

　　寫在結(jié)束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。

　　11、附件 Enclosure

　　如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。

　　例如：

　　Encls: 2 Invoices

　　Enc.: 1 B/Lading

　　商務(wù)信函的寫作特點

　　寫作商務(wù)信函并不要求使用華麗優(yōu)美的詞句。所有需要做的就是，用簡單樸實的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。

　　1、口語化

　　每一封信函的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進(jìn)行了一次交談嗎?只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

　　2、語氣語調(diào)

　　由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合寫信人的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，寫這封信函是想達(dá)到一個什么樣的目的，希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。

　　3、真誠

　　不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以信函也必須能夠充分體現(xiàn)真誠。不管說什么，都要帶著誠意去說。

　　4、直接

　　信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。

　　5、禮貌

　　禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。

　　特別要注意，當(dāng)雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者的指責(zé)不公平時，請表現(xiàn)一下高姿態(tài)，可以據(jù)理力爭，說明自己的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　6、簡潔

　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。一個單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導(dǎo)讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。最好是一件事情寫一段。

　　8、精確

　　當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

　　9、針對性

　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當(dāng)然，如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

　　10、語言樸實

　　商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習(xí)慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習(xí)慣。

　　11、回復(fù)迅速及時

　　給買家的回復(fù)，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

　　12、標(biāo)題

　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個部分，郵件給對方的第一個印象就是通過標(biāo)題來完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile"s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣會使郵件顯得更加專業(yè)。

　　13、校對

　　寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下所提供的事實，數(shù)據(jù)等是否有錯。在信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞寫信人在溝通方面的可信度，并使人對寫信人表達(dá)的其他信息投下懷疑的陰影。

　　簽名檔所填寫內(nèi)容：

　　(職務(wù),根據(jù)個人的職務(wù)所寫)

　　Luoyang Yunchuan Wind Power Machinery Co., Ltd.

　　Add：1-1-2109 Room, Wenxing Modern Bulding,No.3, Lianmeng Road, Janxi District, Luoyang, Henan Province, China

　　Tel: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596

　　Fax: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596\

　　Email: (根據(jù)個人的email所寫)

　　Website: (根據(jù)門戶網(wǎng)站所寫)

　　郵件自動回復(fù)內(nèi)容：

　　Dear Sirs: