學(xué)術(shù)會(huì)議是一種以促進(jìn)科學(xué)發(fā)展、學(xué)術(shù)交流、課題研究等學(xué)術(shù)性話題為主題的會(huì)議。學(xué)術(shù)會(huì)議一般都具有國際性、權(quán)威性、高知識(shí)性、高互動(dòng)性等特點(diǎn)，其參會(huì)者一般為科學(xué)家、學(xué)者、教師等具有高學(xué)歷的研究人員。由于學(xué)術(shù)會(huì)議是一種交流的，互動(dòng)的會(huì)議，因此參會(huì)者往往都會(huì)將自己的研究成果以學(xué)術(shù)展板的形式展示出來，使得互動(dòng)交流更加直觀、效果更好。因此，這種學(xué)術(shù)會(huì)議必須要非常嚴(yán)謹(jǐn)不容一絲差錯(cuò)。下面就小編詳細(xì)講講學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦的流程。

一、會(huì)議前期通知

1.定會(huì)議日期，請(qǐng)專家(包括嘉賓和授課專家)。

2.擬定會(huì)議通知紅頭文件，包括會(huì)議介紹，主辦、協(xié)辦單位，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，是否收注冊(cè)費(fèi)，學(xué)分等，會(huì)議聯(lián)系人等。附會(huì)議議程，參會(huì)回執(zhí)。

3.通知發(fā)放四種方式：郵件、微信H5動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(帶報(bào)名功能)、信件、電話。

4.應(yīng)有專人通知和統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員，方便會(huì)場(chǎng)大小準(zhǔn)備、用餐、學(xué)分等數(shù)量限制。

二、專家聯(lián)系(專人負(fù)責(zé))

1.聯(lián)系專家，告知會(huì)議時(shí)間以及專家授課具體時(shí)間。索要專家課件和個(gè)人簡(jiǎn)歷。課件用于印刷會(huì)議資料，簡(jiǎn)歷用于宣傳和主持人介紹。

2.專家接送：包括往返接送，會(huì)場(chǎng)與酒店接送。協(xié)商完畢后，告知專家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等。

4.專家如果提前1天到，會(huì)議負(fù)責(zé)人應(yīng)去酒店接見。

三、會(huì)場(chǎng)前期準(zhǔn)備

1.會(huì)議資料：包括講課PPT，廠家宣傳資料，筆記本，筆。會(huì)議資料袋、胸牌。

2.會(huì)場(chǎng)橫幅，背景墻，展架，指引牌等。

3.根據(jù)參會(huì)人數(shù)，是否準(zhǔn)備學(xué)分票、餐票等。

4.會(huì)場(chǎng)拍照人員，合影地點(diǎn)(有車占用需提前預(yù)定位置)。

5.會(huì)議當(dāng)天專家就餐地點(diǎn)預(yù)定，參會(huì)人員就餐(盒飯、自助、圍桌)。

四、會(huì)議前一天準(zhǔn)備

1.會(huì)場(chǎng)布置完畢?？蓽?zhǔn)備一些背景音樂。

2.茶歇食品、盆等，礦泉水，是否準(zhǔn)備咖啡、茶等(備茶杯、開水)。

3.調(diào)試投影、舞臺(tái)燈光控制(留工作人員電話，以防現(xiàn)場(chǎng)故障)、PPT(激光筆)、話筒(至少3個(gè)，講者1個(gè)，主持1個(gè)，提問1個(gè)，其中1個(gè)無線麥)等。

4.臺(tái)簽。上主講臺(tái)的臺(tái)簽要準(zhǔn)備2份，主講臺(tái)1份，第一排1份。

5.簽到表、筆等。

6.人員分組：①簽到、注冊(cè);②PPT、講者主持臺(tái)簽更換;③茶歇。

7.嘉賓是否準(zhǔn)備講稿。

五、會(huì)議當(dāng)天

1.報(bào)到組：報(bào)到、注冊(cè)，發(fā)放資料等，根據(jù)報(bào)到人數(shù)，反饋就餐人數(shù)，訂飯。

2.專家接待組：接待專家入場(chǎng)。

3.現(xiàn)場(chǎng)控制組：提前拷貝講者PPT，主委定好主講臺(tái)就坐嘉賓，排好臺(tái)簽順序。

4.開幕式結(jié)束后，集體合影。現(xiàn)場(chǎng)控制組需搬離主講臺(tái)桌椅，留主持人桌椅，放講者簡(jiǎn)介(或提前給主持人)、水等。講臺(tái)更換講者臺(tái)簽。

5. 準(zhǔn)備茶歇。

六、就餐

1.如果是盒飯，全部人員坐于原位，工作人發(fā)盒飯，避免混亂。

2.專家圍餐需有人引導(dǎo)。

會(huì)議結(jié)束后刷學(xué)分，如果人多，建議全部坐于原位，工作人員一個(gè)個(gè)走過去刷。